In einem aktuellen Urteil des Landesarbeitsgericht Köln vom 28.03.2024 (Az. 6 SA 324/23), ging es u.a. um die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext.
Diesbezüglich wird folgend darauf eingegangen, wann der Arbeitgeber auf dienstliche E-Mails des Arbeitnehmers zugreifen darf.
Zur rechtlichen Beurteilung solcher Kontrollmaßnahmen des Arbeitgebers ist zwischen dem Verbot einer privaten Nutzung des E-Mail-Accounts und der vom Arbeitgeber erlaubten privaten Nutzung desselben zu differenzieren.
Verbot der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts
Ist ausschließlich eine dienstliche Nutzung von E-Mails am Arbeitsplatz erlaubt, darf der Arbeitgeber auf den E-Mail-Account des Arbeitnehmers zugreifen, auch wenn diese den Zugang verweigern.
Der Zugriff muss jedoch nach § 26 I S.1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) erforderlich sein. Insbesondere in den Fällen, in denen der Arbeitgeber wegen einer Abwesenheit des Beschäftigten keinen Zugang zu bestimmten geschäftlichen Daten hat, kann sich ein Zugriff auf den E-Mail-Account des nicht erreichbaren Beschäftigten als erforderlich erweisen.
Von dieser Kontrollbefugnis sind E-Mails an die betriebliche Interessenvertretung der Beschäftigten, an den Betriebsarzt, an eine betriebliche Beschwerdestelle oder an eine vom Arbeitgeber geschaffene Whistleblower-Stelle ausgeschlossen.
Erlaubnis der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts
Hat der Arbeitgeber die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts erlaubt, so tritt er als Anbieter von Telekommunikationsleistungen auf und ist aus § 88 TKG (Telekommunikationsgesetz) dazu verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis der Arbeitnehmer zu wahren.
Der Arbeitgeber wird somit an die Einhaltung des Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG gebunden und ihm ist es untersagt Kenntnis vom Inhalt des E-Mail-Verkehrs seiner Arbeitnehmer zu erlangen.
Das Fernmeldegeheimnis bezieht sich zwar lediglich auf die privaten E-Mails des Arbeitnehmers, dennoch wird dem Arbeitgeber der Zugriff auf den gesamten E-Mail-Verkehr des Arbeitnehmers entzogen. Denn um den privaten oder geschäftlichen Charakter von E-Mails bestimmen zu können, müsste der Arbeitgeber den Inhalt der E-Mails überhaupt erst kontrollieren dürfen.
Praxishinweis
Schließlich sollte der Arbeitgeber die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Accounts verbieten, so dass im Falle eines Kontrollbegehrens die Möglichkeit besteht, auf diese zugreifen zu können.
Arbeitnehmer müssen nicht auf das Senden privater E-Mails verzichten, der private E-Mail-Verkehr kann unter Nutzung von privater Smartphones in der Pausenzeit erfolgen.